Bijgewerkt op: 03-07-2013
2. Digitale frankering met het PC-frankeerpakket EasyStamp© - 2001-2009
1. Inleiding
Op 18 oktober 2001 vond de introductie plaats van het PC-frankeerpakket EasyStamp. Het is een nieuwe, eigentijdse manier van frankeren. We kenden al het frankeren door het plakken van een postzegel, het plaatsen van een machinestempelafdruk, het gebruiken van een port-betaald-regeling en daar is digitaal frankeren bij gekomen (1).
Digitale frankering is een frankering die met gebruik van een softwarepakket tot stand is gekomen. Je hebt er behalve het softwarepakket een eenvoudige pc of notebook met internetverbinding en printer voor nodig en je moet over een bankrekening beschikken zodat het frankeertegoed automatisch per doorlopende machtiging afgeschreven kan worden. Het softwarepakket EasyStamp bestaat uit een CD met het programma, een handleiding, een smartcard om blanco zegels (frankeertegoed) op te laden met een kaartlezer met snoertje voor aan de pc, prioritystickers, barcodevellen voor pakketten, een aantal etiketvellen en enveloppen (2, 3 en 4). EasyStamp is niet geschikt voor de Apple Macintosh.
Het promotiepakket dat eind oktober 2001 ter introductie aan relaties in het midden- en kleinbedrijf werd toegestuurd bestond uit een brief (5), een promotiefolder (6), een aanvraagformulier voor meer informatie (7) en een lolly, met op de achterkant de tekst: om het af te leren (8 en 9). De slogan op de folder: 'Likken wordt klikken' doet toch wat vreemd aan in een periode waarin we al rijkelijk voorzien zijn van zelfklevende zegels. Ook daar hoeft niet bij gelikt te worden. Deutsche Post had bij de promotie van haar pakket StampIt ook een slogan die met het likken van postzegels te maken had, nl: Hüten Sie Ihre Zunge! (10). De introductieprijs van Easystamp is voor de eerste 5.000 klanten F 99,50 (€ 45,15). PTT Post stelde op haar promotiewebsite dat Nederland het eerste land in Europa met digitale zegels was (11). Deutsche post vermelde op haar promotiefolder dat de digitale frankering in de tweede helft van 2001 een feit zou zijn (12). Wanneer in mei 2002 de naam PTT Post verandert in TPG Post komt er een nieuwe EasyStamp-folder. De prijs bedraagt nu € 49,95 incl. BTW (13 en 14).
De ontwikkeling in Nederland staat niet op zich zelf. Halverwege de jaren '90 van de vorige eeuw kwamen in de Verenigde Staten al de eerste programma's voor digitale frankering op de markt. Inmiddels vinden we diverse vormen van digitale frankering in de volgende landen: Verenigde Staten - Canada - Italië - Duitsland - Zwitserland - Groot-Brittannië - Estland (08-2005) - België. Zwitserland, Groot-Brittannië en Estland hebben het door Deutsche Post ontwikkelde pakket voor pc-frankering StampIt in licentie. Behalve voor frankering met behulp van een pc is digitale frankering ook ontwikkeld voor gebruik in (loket-) frankeermachines (15 tot en met 32).
Voorafgaande aan de invoering van EasyStamp zijn er in 2000 en 2001 een viertal pilots met diverse softwareprogramma's uitgevoerd. Geïnteresseerd? Klik voor de pilots hier.
2. De doelgroep
Het product EasyStamp is bestemd voor particulieren die veel post versturen en voor het midden- en kleinbedrijf. De voordelen van digitale frankering zijn: je hoeft geen postzegelvoorraad te hebben - je hoeft ook geen 'dure' frankeermachine te leasen of aan te
schaffen - je hebt een goede beveiliging door het gebruik van pincodes - digitale frankering heeft een professionele uitstraling. Maar er zitten ook nadelen aan digitaal frankeren: je krijgt geen korting op de tarieven zoals bij het gebruik van een frankeermachine - het gebruikt is, zoals we straks zullen zien, best wel bewerkelijk - de afdruk kan vlekken (inktjet-printer) en maakt zo een smerige indruk - het pakket is vrij duur.
3. Een voorbeeld van digitale frankering
Om een digitale frankering te maken moeten de gegevens van de gedresseerde worden ingevoerd. Dit kan handmatig gebeuren of uit het adresboek van EasyStamp worden gehaald. In dit adresboek is het ook mogelijk de adressen in groepen in te delen. Ook kunnen adressen uit andere adresboeken of uit een databaseprogramma worden geïmporteerd.
Een frankering is als volgt opgebouwd:
u de Indicia (2 dimensionale matrixcode), bevat, verdeeld in vier blokjes, de gegevens van de afzender (postcode en licentienummer), de gegevens van de geadresseerde (postcode en huisnummer), de datum van aanmaak van de frankering, het porto-bedrag en een digitale handtekening/autorisatiecode. In welk blokje wat staat is mij niet bekend. Daarover heb ik geen informatie kunnen krijgen. Aan het begin van het verwerkingsproces in de sorteercentra bekijkt een elektronisch oog deze gegevens om vast te stellen of de frankering legaal is.
v de FIM-code (twee maal drie streepjes) die gebruikt wordt om tijdens het opzetproces deze post uit te selecteren;
w het logo van PTT Post, later TPG Post, de datum van aanmaak, de postcode en het huisnummer of het postbusnummer van de geadresseerde, de landsnaam en het porto-bedrag.
x bij de afdruk van de adressering wordt de KIX-code geplaatst. De KIX-code bevat informatie over het bestemmingsadres en wordt gebruikt bij het sorteerproces.
Eventueel kan bij de afdruk links nog een logo of slogan van de afzender worden opgenomen.
Digitaal gefrankeerde post heeft een afdruk die door de in de indicia opgeslagen informatie slechts één maal te gebruiken is. Zo'n afdruk is dus uniek. Digitaal gefrankeerde post hoeft door de aangebrachte datum ook niet ontwaard (gestempeld) te worden. Indicia en Fim-code vormen samen het machine leesbare gedeelte van de frankering.
4. Het gebruik van EasyStamp in de periode 2001 - 2009
Via een bij de installatie op de desktop geplaatste snelkoppeling wordt het programma gestart (33 en 34). Automatisch wordt het scherm 'Zegels afdrukken' geopend (35). Aan de linkerkant van het scherm bevinden zich de knoppen: 'Zegels afdrukken', 'Adresboek', 'Opladen', 'Printerbeheer', 'Help' en 'Programma afsluiten'. Om een afdruk te kunnen maken moet eerst een bestemmingsadres of groep adressen worden geselecteerd of worden ingevoerd (36 en 37). In het scherm 'Zegel afdrukken' kan worden aangegeven of het bestemmingsadres moet worden afgedrukt want bij het gebruik van vensterenveloppen is dit niet nodig (35). Ook kan daar worden aangegeven of tevens het afzenderadres en/of een logo moet worden afgedrukt (35). In dat scherm moet ook de soort post (bv. binnenland 0-20 gr), de keuze van de enveloppe of de positie van de te gebruiken etiketten op het etikettenvel aangegeven, evenals het aantal af te drukken zegels of etikettenvellen (35). Voor frankeerafdrukken te kunnen maken moet je over een frankeertegoed beschikken. Via de knop 'Opladen' kun je een tegoed aanmaken (38). Achter de knop 'Printerbeheer' zit een scherm met aanwijzingen voor invoer van enveloppen (39). De knop 'Help' spreekt voor zich (40).
Hoewel EasyStamp in oktober 2001 werd gelanceerd en de Euro nog niet officieel was ingevoerd werd de porto direct in Euro aangegeven. Frankeringen met een gulden-waarde zijn afkomstig van een van de pilots. Al snel na de invoering kwam de commercie met speciale etiketten en werd ook de labelprinter als printer voor digitale frankering bij uitstek gepromoot (41). Toen in mei 2002 PTT Post haar naam veranderde in TPG Post kwam versie 2.0 met het logo van TPG Post beschikbaar.
Voor een gedetailleerde beschrijving van het gebruik van het programma klikt u hier voor de handleiding.
Wanneer we een aantal digitale frankeringen nader bekijken zien we uitingen van goed gebruik, creatieve toepassing, verkeerd gebruik en storingen.
Goed gebruik
De frankeringen kunnen bestaan uit een frankering met het bestemmingsadres, afgedrukt op de enveloppe of op etiketten, eventueel aangevuld met het afzenderadres en/of een logo. De afdrukken kunnen op etikettenvellen of met een Dymo Labelprinter worden gemaakt. Het afdrukken van het bestemmingadres kan bij gebruik van vensterenveloppen worden uitgeschakeld (42 tot en met 53).
Creatieve toepassing
Soms kan blijken dat een afgedrukte frankering toch ontoereikend is. Er zijn verschillende oplossingen voor (54 en 55). Wanneer je etiketten op zijn en je niet op de enveloppe wilt printen kun je ook op een A4 printen en de afdruk uitknippen en op de enveloppe plakken (56). Wil je etiketten gebruiken en ook je logo afdrukken, dan kun je a4-brede etiketten gebruiken of de afdruk op twee etiketten maken en deze naast elkaar op de enveloppe plakken (57 en 58). Ook zijn er wel te grote etiketten gebruikt, is de afdruk op twee etiketten geplaatste of is de afdruk verkleind en op pinfeed-papier afgedrukt (59, 60 en 61). Erg creatief is het gebruik van gekleurde etiketten (62).
Verkeerd gebruik
Een veel voorkomend verkeerd gebruik is de invoer van de eigen postcodegegevens en het eigen huisnummer op de plaats van die van de geadresseerde (64 en 65). De gebruiker maakt geen gebruik van een adresboek en heeft ook geen zin op tekens de gegevens van de geadresseerde in te voeren, maar vult zijn eigen gegevens in en print dan in een keer een aantal frankeringen tegelijk. Behalve de eigen postcodegegevens komen ook initialen, postcode 0000 AA en huisnummer 0, vreemde huisnummers, gebruik van Italic lettertype en het niet gebruiken van spatie in de postcode voor (65 tot en met 71). Het zal duidelijk zijn dat de Indicia bij onjuiste invoer onjuiste gegevens bevat en niet meer als controlemiddel te gebruiken is. Verschillend is ook de notatie van het huisnummer (72 tot en met 75). Of dit ook problemen geeft is mij niet bekend. Het gebruik van te kleine etiketten geeft gedeeltelijke afdrukken en daarmee een niet te verwerken indica (76 en 77).
Storingen
Grote storingen, zoals het ontbreken van de Indicia, de Fim-code of een fors gedeelte van de afdruk, zul je in het gebruik niet tegen komen. Gebruikers hebben de mogelijkheid dergelijke misafdrukken op te sturen en deze worden dan weer vergoed.
De meest voorkomende storingen zijn het missen van het TPG Post-logo en een sterk verkleinde afdruk van de frankering. Duidelijk is dat bij het laatste type storing de Indicia niet meer machinaal leesbaar is (78 tot en met 84). Apart is de afdruk van een zegel waarbij het bovenste deel van een volgende zegel al is afgedrukt. Dit kan alleen voorkomen wanneer er meerdere zegels met dezelfde waarde tegelijk worden aangemaakt (85).
Bij een grote storing of complete computercrache zal het programma opnieuw geïnstalleerd moeten worden. Na herinstallatie is het maken van een testafdruk een optie om te kijken of het programma weer goed werkt. Niet altijd gaat een testafdruk in een keer goed (86 tot en met 90).
Afgelopen jaren zijn er verschillende kleine updates geweest. Enkele voorbeelden:
- in mei 2002 werd PTT - TPG Post. Er kwam een nieuw logo. Niet iedereen installeerde die update gelijk (76).
- in okt 2006 werd TPG - TNT en per 1 januari 2007 volgde een tariefsverhoging. Er kwam geen nieuw logo.
Het software-pakket EasyStamp is sinds eind 2006 niet meer verkrijgbaar. Toch is TNT Post het pakket nog wel als een te gebruiken manier van franken blijven zien. Het te betalen strafport kon ook door middel van een EasyStamp-frankering worden voldaan (88). Vanaf 1 juli 2009 kon het frankeertegoed niet meer opgewaardeerd worden en op 1 oktober 2009 is deze dienstverlening definitief gestopt. Vóór 1 oktober geprinte zegels kunnen nog wel worden gebruikt. Via een in het informatiepakket bijgevoegde antwoordkaart kan het EasyStamp-frankeertegoed overgezet worden naar het frankeertegoed voor gebruik van de Digitale postzegel. De EasyStamp smartcard moet wel worden meegezonden. Ook kan het EasyStamp-tegoed overgeschreven worden naar een bankrekening. Het moet wel meer dan € 5,00 bedragen.
Vanaf 1 september 2009 kunnen via de website www.tntpost.nl/digitalepostzegel en met behulp van een DYMO LabelWriter digitale postzegels worden aangemaakt. Geïnteresseerd in digitale frankering via internet? Klik voor Digitale Postzegel - Internetfrankering hier
